V procesu iskanja ključnih vzrokov je treba najprej ugotoviti situacijo. Problemi so lahko različni (veliki, nejasni, zapleteni,…) zato je treba najprej zbrati vse razpoložljive podatke o problemu.
V prvem koraku skušamo odgovoriti na vprašanje: “Kaj vemo?”.
V drugem koraku moramo problem jasno opisati. To naredimo tako, da poiščemo odgovore na vprašanji: “Kaj se dogaja?” in “Kaj bi se moralo dogajati?”.
V tretjem koraku razgradimo problem na posamezne elemente in po potrebi zberemo dodatne informacije.
Četrti korak predstavlja točka zaznave problema, ki pomeni, da je problem jasno definiran in obvladljiv. Sedaj moramo pripraviti ustrezne informacije, ki nam bodo omogočale iskanje vzrokov problema. Problem moramo slediti do njegovega nastanka s tem, da pridobimo odgovore na naslednja vprašanja:
  • •Kje moramo poiskati informacije o nastanku problema?
  • •Koga bi lahko vprašali za dodatna pojasnila?
  • •Kaj si moramo ogledati?
V petem koraku raziščemo potek dogodkov, ki so povezani s pojavom problema:
  • Kdo?
  • Kaj?
  • Kje?
  • Kako pogosto?
  • Kakšni so učinki problema?
Na vsa zgornja vprašanja moramo imeti odgovore, preden začnemo postavljati vprašanja ZAKAJ?