Vprašalnik, ki ga pošljemo odjemalcem z
namenom, da nam dostavijo povratne informacije, moramo
odjemalcu razložiti. V spremnem dopisu najprej navedemo
namen anketiranja in poudarimo kakšna bo korist za
odjemalca, če bo vprašalnik izpolnil in ga vrnil
pošiljatelju. Če odjemalec ne bo v tem videl koristi za
sebe, se verjetno ne bo trudil z odgovarjanjem na
vprašalnik.
Pomembno je na koga naslovimo vprašalnik. V organizaciji
odjemalca imajo različne osebe do proizvoda ali storitve,
ki jo kupujejo različen odnos. Nabavni referent predvsem
občuti probleme, ki se nanašajo na naročanje, dobavo in na
ceno proizvoda. Osebje v proizvodnji pa je bolj občuti
tehnične lastnosti proizvoda. Pomembno je, da dobimo kar
se da popolno sliko kakovosti proizvoda in/ali storitve,
ker lahko le tako načrtujemo izboljšave s katerimi
izboljšamo konkurenčnost.
Dobro je, da priložimo tudi povratno
pisemsko ovojnico z nalepljeno poštno znamko, saj ne
moremo pričakovati, da bo odjemalec pripravljen nositi
stroške poštnine.
Primer navodila za zbiranje povratnih
informacij gradbenega podjetja prikazuje datoteka:
