Anketni listi, ki jih pošiljamo odjemalcem, običajno niso najboljša rešitev, ker jih odjemalci ne izpolnjujejo in ne vračajo. Bistveno bolj zanesljivo povratno informacijo lahko dobimo preko telefonskih pozivov ali pri neposrednih stikih med prodajnim osebjem in predstavniki odjemalca, s tem, da jih pravilno razvrstimo in analiziramo.
 
Kadar organizacija svoje izdelke prodaja odjemalcem, ki te izdelke vgrajujejo v svoje proizvode, je običajna praksa, da odjemalci svojega dobavitelja ocenjujejo in mu tudi sporočajo povratne informacije z namenom,  izboljšanja kakovosti njegovih proizvodov in/ali storitev. Tudi v primerih dobavljanja proizvodov organizacijam, ki so certificirane v skladu s QS in TS standardi (avtomobilska industrija), bodo le te ocenjevale in analizirale kakovosti svojih dobaviteljev in lahko takšne informacije od njih zaprosite. 
 
Priporočljivo je, da si izdelate postopek za analizo povratnih informacij, ki naj vsebuje:
Tip/naziv podatka, pogostost meritev, pogostost opravljanja analize, način oziroma format analize (pareto diagram, črtni diagram…), prejemnika analize, ki je odgovoren in pooblaščen za predpisovanje ukrepov.